Čas podání daňových přiznání za rok 2016 již uplynul. Nyní nastává okamžik archivace spisu daňového poradce.
Již od roku 2015 podávají daňový poradci daňová přiznání povinně elektronicky (respektive pokud by nepodali elektronicky, tak se vystavují sankci 2 000 Kč za každé podání). Před rokem 2015 ve spisu téměř každého daňového poradce leželo přiznání opatřené podacím razítkem finančního úřadu. A tím poradce prokazoval, že skutečně daňové přiznání podal a co v něm uvedl. Touto listinou daňový poradce prokazoval splnění své činnosti vůči klientovi. A v případě sporu s finančním úřadem o podání a obsahu přiznání i vůči finančnímu úřadu.
Od roku 2015 žádná listinná podání nejsou a tyto skutečnosti musí daňový poradce prokazovat jinak. A to elektronickou formou. V této aktualitě se budu zabývat podáním daňového přiznání datovou schránkou.
Jediným způsobem, jak prokázat podání daňového přiznání je odeslanou datovou zprávou. Datová zpráva se v systému datových schránek uchovává 90 dní. Po této době nenávratně zmizí ze systému datových zpráv. Proto je nutné tuto zprávu archivovat.
V prostředí datových schránek je třeba přejít do odeslaných datových zpráv a otevřít datovou zprávu, kterou chceme archivovat (kliknutím na její předmět). V menu nad datovou zprávu je nutné kliknout na „Uložit zprávu“. Systém datových zpráv pak nabídne uložení datové zprávy ve formátu ZFO (soubor s příponou ZFO). Stažením tohoto souboru získáváme úplnou odeslanou datovou zprávu.
Tento soubor je možné otevřít v systému datových schránek (v menu Zprávy kliknutím na „Načíst zprávu“) nebo např. v programu FormFiller. Po otevření je vidět odesílatel, adresát, datum a čas dodání, ID datové zprávy a její přílohy. A co je důležitější, tuto zprávu lze skoro kdykoliv (viz další text) ověřit v systému datových schránek, že je autentická. To se provádí v menu „Ověření datové zprávy“ v systému datových schránek.
Pro účely prokázání nestačí mít vytištěnou obálku datové zprávy. Obálkou nic neprokážete a úřady ji nemusí akceptovat. Doporučujeme proto všem, aby pečlivě archivovali celé odeslané datové zprávy ve formátu ZFO, aby se nedostali do důkazní nouze, což by v konečném důsledku mohlo vést k poškození klienta a případně i k disciplinární sankci ze strany KDP ČR.
Na závěr jenom drobné upozornění k „skoro kdykoliv“. Ani datové zprávy nejsou navždy. Každá datová zpráva je opatřena časovým razítkem, po jehož uplynutí nebude možné datovou zprávu ověřit. Momentálně platnost časového razítka je do 8. srpna 2022. Až se bude blížit vypršení časových razítek, tak vás na to upozorníme formou aktuality a uvedeme i návod na přerazítkování.
Článek byl publikován jako aktualita na interním webu Komory daňových poradců ČR.
